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干货 | 2万字长文,说清颁奖晚宴那些事儿(第一篇)

2018/12/24 来源:原创 关键词:GALA晚宴 颁奖典礼 年会注意事项

作者:PATTI J. SHOCK  

内容转自:会议圈


每个人都喜欢精彩的颁奖典礼。但是怎么样让颁奖典礼真正脱颖而出?学习最佳实践以及专业人士的建议是创造精彩时刻的最好办法。


虽然食物是颁奖典礼和其他社交活动的主要组成部分,但还有许多其他事项需要考虑,比如:仔细考虑时间、地点、场地、会场、娱乐、主题、装饰、灯光、供应商。


虽然本文的重点是奖项活动,但大部分信息也适用于许多其他类型的晚会活动,例如黑领带活动,晚会和晚宴。


当人们前往会议或活动,你问他们为什么参加时,回答通常是教育、社交圈,商务等。很少有人提及参加活动是以精美的食物为目的。然而,当他们回来时,你再问他会议如何如何时,他们谈论的第一件事是他们参加的颁奖晚会/晚宴/派对/社交活动,还包括一些好的和不愉快的经历。




在正式切入正题之前,不妨先来几个定义:


什么是颁奖典礼?


颁奖典礼是庆祝、表彰个人或组织的卓越贡献和成就的活动,也被称为颁奖晚会,颁奖仪式,颁奖典礼,表彰大会等。活动通常在晚上举行,最常见的是穿戴正装,佩戴黑色领带。


什么是GALA晚宴?


GALA的得名可能是来源galaxy(即星系,译者注),也就是全体大会之后的盛大聚会,既有众星捧月、光芒四射的大人物,也有群星璀璨的嘉宾。这样的场合通常包括晚餐和娱乐。客人穿着华丽得体的服装,包括晚礼服和黑色领带。


什么是黑色领带活动?


黑领带活动的意思是需要正式着装的社交场合和着装要求。传统上,晚间活动,晚宴,舞会,颁奖典礼,筹款活动和派对通常都是黑领带活动。如果您曾经想过要在黑领带和白领带活动中穿什么,下面有一些提示:


黑领带活动的礼仪和着装规范


关于晚间活动的着装要求往往存在很多混淆。以下是关于黑领带和白领带活动中可接受(和不可接受)的明确解释。知道在颁奖典礼上穿什么是非常重要的,请仔细考虑颁奖典礼上的着装要求。


黑领带活动穿些什么?

黑色领带活动的着装要求是正式的晚礼服,但黑色领带活动的服装不如白色领带着装正式。

 

男士应该穿一件在美国被称为燕尾服的晚礼服,还有一件白色礼服衬衫,带袖扣和黑色领结。腰带或背心应搭配精巧正式的皮鞋。

 

女性通常穿着长长的晚礼服,珠宝和高跟鞋。更短,迷人的鸡尾酒礼服配黑色领带也可以。

 

白领带活动的礼仪和着装规范


白色领带是最正式的着装规范,也被称为全晚礼服或礼服套装。白色领带象征着最精彩,最特别的活动和场合。

 

对于男士来说,白色领带需要穿着挺刮的白色衬衫,背心,白色领结,黑色西装。白领带活动绝对不能穿常规燕尾服。

 

对于女性来说,长晚礼服是必不可少的,对于最高级别的活动,带袖套也是必要的。

 

策划颁奖典礼或晚会,首先必须明确活动的目标和原因

 

举办颁奖典礼对每个人来说都是一件大事,意味着得到认可和表彰。在策划颁奖典礼,晚宴活动或黑领结活动之前,首先需要确定活动的原因,这与举办会议或展览并没有什么不同。

 

比如:破冰船招待会,颁奖晚宴,退休派对,假日派对,筹款活动吗?确定原因之后,想想你想要达到的结果(目的)。 

为了达到活动的原因,需要按照SMART原则创建目标。

SMART就是具体,可量化,可达到,相关,时效的英文首字母的缩写。

比如:举办本次晚宴将的目的是在未来3个月内完成20%的赞助。

 

谁出席活动:

 

你需要考虑出席嘉宾的人口统计学和心理特征,因为你必须了解这些受众。因此从装饰到菜单再到娱乐都将取决于谁来参加。

 

虽然人口统计学描述了年龄范围,性别,教育水平等等,但心理画像与生活方式有关。生活在纽约的人可能与居住在堪萨斯州农村的人具有相同的人口统计数据,并且生活方式完全不同。心理特征包括个性,价值观,观点,态度,爱好和兴趣。心理学解释'为什么'他们在那里。

 

获奖名单如何确认

 

奖励是出于各种原因给予个人或团体的一种荣誉或认可。奖励可以用于获得成就,例如赢得体育赛事或终身成就奖,年度会员奖,年度教育奖等奖项。该奖项是大众对卓越的认可。

通常会有一个提名流程,指定一个委员会来选择获奖者。

 

在颁奖之前,获奖人应该得知获奖吗?

 

关于是否让获奖人提前知道获奖或者让给他们创造惊喜,一直都存在争论。站在获奖人的角度而言,获奖人通常更喜欢事先知道,因为他们可以事先准备他们的获奖感言和适当的评语,而不是在当场突然的手足无措。尽管损失了惊喜,但是这使得获奖演讲或感言更自然。

 

当我被引入活动产业理事会名人堂时,活动策划人是拉斯维加斯米高梅负责活动的Lenny Talarico。他在活动开始之前悄悄地打电话给我,让我分享一些关于我自己的事情,我告诉他我是摇滚极客,我喜欢60年的代摇滚乐。因此,他以摇滚音乐为主题,布置音乐,舞蹈,甚至是吉他形状的甜点。当他们跳舞时,舞者们在舞台上带着我的名字。四周都有伴舞者、杂技演员等。这是一个我永远不会忘记的夜晚。而且,这就是您希望获奖者能感受得到的属于他们的夜晚,您希望他们感到特别。

 

晚会要让人保持清醒和适量的饮酒

 

许多会议活动会搞一个颁奖典礼。会议策划者和餐饮服务商需要找到得体方法,在确保获奖者获得足够尊重、认可的情况下,减少令人乏味、喧哗的环节。


颁奖宴会通常是会议最后一晚举行的盛大宴会的一部分。然而,这种方法有几个缺点。一方面,与会者刚刚经过几天的紧张会议和其他商业活动,并准备参加派对。他们中的大多数人可能在晚上早些时候去过一次或多次招待会,并且喝了几杯含酒精的饮料。如果用餐时无限量提供葡萄酒,参会群体可能会变得喧哗吵闹,哪有精力看颁奖。


所以,控制究竟供应对于颁奖晚宴而言就是控制参会群体的行为。

 

颁奖晚宴的一些新趋势

 

如果颁奖典礼是大型的多天举办的会议的一部分,则会出有不同的方法。新的趋势是在会议开始的早期就颁发奖项,例如,第一天。这确保了与会者的全神贯注。它还确保获奖者在整个会议期间都沉醉在聚光灯下,激动不已。

 

这样做的另一个好处是,第一天晚上可能会有更多人在场。因为许多与会者在最后一天都会提前离开,不会参加最后的宴会,是为了节省额外的酒店费用或快点回家。这意味着最后一晚的出勤人数往往较低。

 

也可以在早餐或午餐时颁奖。因为在这些时候,与会者会更紧张。然后他们可以在最后一晚享受乐趣和彻底的放松。

 

如果有多个奖项要颁发,另一种策略是在整个会议期间循环播放奖项。您可以从次要奖项开始颁发,最重要,最有声望的奖项留到最后颁。

 

如果您仍然喜欢传统的在最后一晚颁奖,您应该在开始就致辞,颁奖,而不是在用餐快结束时。如果所有奖项都在最后颁发,唯一的机会是在上甜点之前或期间就开始。否则,要么会者会忽略颁奖环节,而投入到地下的谈话之中,而有的与会者甚至可能会提前离开。

 

餐饮服务商还必须了解礼仪、流程,座位安排以及与仪式相关的其他类虑因素。比如,何时倒酒,何时上菜,如果祝酒的时候没有上酒就尴尬了,如果提前上菜大家光顾吃也尴尬了。

 

选择合适的场地

 

哪些要点应该写在你的需求单(RFP)中呢?

 

需求书(RFP),是一份正式文件,征求潜在场地举办此次活动的方案。收到场地方的提案的质量将与您发出RFP的质量相关。因此,请务必包括所有要求,无论大小。

 

RFP应包括:

简介/概述

主要联系人

组织名称

联系信息

可用日期

时间范围

来宾人数

参加者简介

嘉宾的人口统计资料

预期的特殊膳食的数量/类型

可到达性需求

任何外地客人(如果住酒店)的预计睡眠数量

活动的简介

活动的目的

奖项类型

主题

装饰风格

装饰空间

服务员的比率

服务员与来宾的比率:平均1:32

协商更高比例的服务员:法式服务1:20; 倒酒服务1:16

特殊要求

搭建类型

无声拍卖

冰雕

自助餐等

预算

赞助

任何额外的费用

场地费

 WiFi

服务费

停车等

有关以前活动的信息

近3年来的活动历史信息,包括出席率和花费金额

首选通信方法

电子邮件

电话

文字

提交提案的截止日期

如何提交提案(纸质版或电子版)

所需的提案副本数量

提案格式(Word,PDF等)

电子邮件附件

上传到网站等

决策和通知日期

封面

 

协商谈判

与任何谈判一样,您需要利用杠杆。如果您的预算较低,您很可能需要支付额外的人工费。预算高的活动则可以获得一些减免的收费。请注意,此必须在签订合同之前签署合同。与任何协议一样,请确保以书面形式签署并签字。

 

颁奖活动场地的重要性

 

你将在哪里举办活动?

如果是会议的最后一个晚上,您可能希望将其保留在主办酒店,因为,后勤保障上更容易。

 

如果您有预算(或赞助商),您可以选择一个酒店之外的场地以增加惊喜元素。但您必须将班车交通或运输的成本计入进去。

 

为您的活动选择合适的场地:在您签署合同之前要问的问题

 

酒店或会议中心多功能厅的天花板高度一般在11英尺到14英尺之间。较低的天花板可能让空间感觉拥挤。而更高的天花板会产生回响,需要安装了吸音织物。

 

许多会议策划人员现在正在互联网上进行场地考察,甚至没有亲自到访。这样做必须注意以下事宜:

 

您查看图片可能是过时的,您无法分辨房间是什么样的。

您无法闻到场地的气味,看是否通风良好,是否有任何气味或可能霉菌。

如果没有实地到访场地,就无法知道外面或厨房是否有噪音。

当需要话筒,演讲和音乐时,检查音控装置非常重要

走一遍客人抵达的动线图是必要的。

 

如果多功能厅直接靠近厨房,走廊和服务走廊,应采取一些措施,以防止后面不必要的香气和噪音渗入功能室。在这些幕后区域移动的员工可能偶尔会分散注意力。

 

如果员工在服务走廊里偷听,大笑或说话,可能影响与会者的注意力。应提醒员工在这些区域轻声说话,以尽量减少噪音干扰。

 

在选择适合举办活动的功能厅时,您需要考虑几件事情:主要因素是氛围,参加者的舒适度,功能室外观,位置,公用设施和面积。

 

大多数酒店现在收取场租费,除非活动利润丰厚的情况下才可协商减免,比如小费的食品和饮料收入,有无住宿收入等。

 

策划者需要了解的会议室的规格信息:

活动策划者在策划颁奖典礼时需要了解的场地信息有:

天花板高度(包括高度的变化 – 考虑天花板高度较低的区域和吊灯的高度)

是否有柱

出口和入口的数量和位置

洗手间的位置,数量和质量

电源功率和插座位置

消防通道和紧急疏散程序

 

房间的整体外观非常重要,需要考虑以下方面:

照明

隔音效果

地板和墙壁覆盖物的颜色和类型

墙面处理

味道

可识别度

布局

会场对于活动成功的影响很大,有一些场地类型是需要不计成本去避免的,在签署协议之前更要考虑清楚。


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