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会展和活动从业人员能力标准:一份检查清单

2018/8/2 来源:其他 作者:王春雷 关键词:会展 活动 能力标准 从业人员

最近,有朋友问起我主编的一本新书——《活动管理知识体系》,该书将于8月底在中国旅游出版社出版。在此,对大家的关心表示衷心感谢。总体而言,这是一本工具书,当然,其中也有一些我自己关于活动管理知识体系(EMBOK)构建的设想。


长期以来,会展和活动行业没有很好地回答一位从业人员究竟应该具备什么知识、技能和能力。这个问题至关重要,会影响行业培训、学历教育,也会影响从业人员的职业发展与终身学习。


令人欣慰的是,过去十多年,EMBOK国际委员会、加拿大旅游人力资源委员会、EIC、美国项目管理协会(APMA)等相关机构围绕EMBOK做了大量探索。然而,这个话题还没有引起国内产业界和教育界的充分重视。


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今天上午看到好友杨正(楚有才)在“会议圈”上推送的一篇文章,提到湖南省会议接待服务中心以他设计的一个会议项目管理流程为指导开发项目管理系统的故事,深受触动。我们需要更多这样的理论与实践的融合之举。期待早日看到投入使用的成果!


一个超级会议项目管理流程


19世纪瑞士著名的民主主义教育家裴斯泰洛齐(Johan H. Pestalozzi,1746-1827)认为,“实践和行动是人生的基本任务;学问和知识不过是手段、方法,通过这些才能做好主要工作。所以, 人生必须具备的知识应该按实践和行动的需要来决定。” 


今天要讨论的话题虽然是一种知识体系,但与实践和行动有关。




首先,我们来看看春章博士的一篇文章——活动管理能力标准的家谱:EMICS、CMP-IS、MBECS,其中,EMICS特别值得深入分析,因为它是CMP-IS、MBECS的基础。


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EMBOK、EMICS、MBECS和CMP-IS的关系


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EMICS的12个知识模块和34项技能


今天的推文将结合EMICS,详细地介绍一位会展和活动从业人员应该举办的知识领域和具体能力。但需要注意的是,EMICS是国际能力标准,它不同于项目管理知识体系,因而没有说明各项工作之间的先后顺序。


另外,为了保证内容的完整性,今天的推文会很长。细看并结合自己的工作进行思考,一定会有大收获。如果觉得有用,请帮忙转发。您如果一定要打赏,我们也绝对不拦。

走近EMICS

2009年,CTHRC开发了一套标准体系——活动管理国际能力标准(Event Management International Competency Standards,简称EMICS)。其前身IEMS(International Events Management Standard)基于国际EMBOK框架和其他公认行业已建立的职业标准以及来自6个国家的课程体系,被来自16个国家的专业人员协会、政府标准设定主体、活动管理实践者、思想领袖和其他利益相关者所组成的网络所认可(刘春章,2016)。


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EMICS认证包括考试、实际评估和在职经验三方面的内容。这些标准详细说明了在管理各种活动中所需要的知识、能力和态度,其中包括举办活动的各个过程,如计划、实施和评估等。另外,还涉及团队管理和服务外包的监管等内容。


对于管理不同类型活动的人员而言是不存在单一定义的,即在不同类型的活动中,你所扮演的角色可能是不同的。通常,活动从业人员需要管理不止一种类型的活动,而EMICS正好涵盖了工作人员在各种情况下都需要掌握的能力。


EMICS由12个知识领域(模块)、34项技能和145项子技能构成。其中,12个知识领域如下:

  A.战略计划(Strategic Planning)

  B.项目管理(Project Management)

  C.风险管理(Risk Management)

  D.财务管理(Financial Management)

  E.行政(Administration)

  F.人力资源(Human Resources)

G.利益相关者管理(Stakeholder Management)

  H.活动设计(Event Design)

  I.场地管理(Site Management)

  J.市场营销(Marketing)

  K.专业(Professionalism)

  L.沟通 (Communication)

EMICS对具体工作和技能的说明

A.战略计划(Strategic Planning


技能1:活动战略计划管理


1.1  确定活动的使命、目标和主题,并以此为前提细化为实现目标所需要完成的任务,包括建立时间进度表,明确关键点的测量。


1.2  调查。查看相关活动的资料,并对整个市场进行考察和分析。


1.3  明确活动的复杂性,包括活动规模、举办持续时间、服务要求等;预估活动的成本收益及潜在的风险。


1.4  寻找赞助商和合作伙伴以及服务供应商。


1.5  根据活动的规模确定所需的人力物力资源,包括物流、公关、营销、数据管理等。


1.6  编制财务信息

编制当前财务报表,分析盈亏平衡,预计未来的成本和收益。


1.7  严格监管财务状况,并对变更事项做详细的纪录,必要时对战略计划做进一步完善和修改。


技能2:制定可持续发展计划


2.1  选择能为活动目的地带来积极影响的战略计划,促进当地商品贸易的发展,在活动过程中还可聘请当地居民参与到活动的管理中。


2.2  将环境意识融入到活动管理当中,实施环境保护及回收措施,减少有害物质以及噪音、光等污染。


B.项目管理(Project Management)


技能3:制定活动项目计划


3.1  回顾往届活动,找出活动的优、劣势,制定有助于实现本届目标的主题。


3.2  将计划阶段性细化,明确各阶段所需的资源。


3.3  查阅与活动相关的法律法规及社会要求,然后再确定活动的标准、程序,这些活动标准程序的制定需获得组织和关键利益相关者的支持。


3.4  确定活动主题

研究和分析市场,头脑风暴构思出一个活动主题,并将主题概念化,在活动中将品牌和主题形象融入到活动的各个方面。


3.5  制定采购计划

评估过去资源的使用模式,确定对补充产品和服务的需求,进而选择最佳采购方案。


3.6  建立里程碑和关键路径

确定具体、可行、可衡量的任务和阶段,确定各个任务和阶段的相互依赖性,估计任务持续时间,定期审查关键路径,并做适当的调整,识别潜在风险。


3.7  制定完整的沟通计划

建立标准化的文件和文件设计程序,开发信息检索系统,制定信息收集、归类政策和程序,建立信息保存、归档、检测、防护系统,以保证信息的完整性和安全性。


3.8  制定评估或审计程序

设计评估或审计程序,明确评估或审计对象以及所需信息。


技能4:管理活动项目


4.1  管理关键路径

确定实现任务、目标和所需的具体任务;

确定时间表和关键日期,纪录活动摘要;

根据技能和专业领域的不同向特定委员会或个人分配任务;

定期审查关键路径,分析估计计划时间和实际时间之间的差异;

根据审查结果,采取纠正措施。


4.2  合同管理

确定合同要求,向潜在供应商提供提案流程和服务要求,根据标准评估投标,做出选择;

开展合同谈判,为有关各方争取有利的结果,确定什么是可协商和不可协商的;

明确自己的立场和观点,倾听并验证其他方的立场和观点,就最可行的选择达成一致。


4.3  管理活动的运行

按活动的原定计划进行;

在活动期间保持活动的流畅性;

确保活动所需的人力物力都已准备就绪;

提供举办活动所需的授权;

协调整个活动中关键人员和其他利益相关者的工作;

实施风险管理技术和策略;

记录活动。


4.4  评估或审计活动

确定导致活动成功或失败的关键因素;

撰写活动报告。


C.风险管理(Risk Management)


技能5:风险管理计划


5.1  确定风险

查阅活动计划,包括活动类型、活动地点、时间、活动持续时间、与会者简介、与会者人数;

举行风险评估会议;

确定法律和监管的性质和适用范围;

检查场地是否存在潜在的危险、威胁、漏洞或其他风险;

建立咨询监管机构,以确定活动的进行是否需要符合规格标准和程序。


5.2  风险分析

确定风险类型;

评估风险发生的机率以及风险发生的严重影响程度;

评估需要优先考虑的风险时,取决于风险产生的严重影响以及组织对风险的容忍程度;

考虑风险管理技术的有效性,包括损失防护,财务风险,控制风险等。


5.3  选择风险管理技术和策略

明确风险管理类别,例如财务风险和控制风险;

评估各种风险管理方案,选择最佳选项;

制定风险管理政策和程序;

制定和实施风险管理计划;

就风险管理计划与各部门进行沟通;

对风险管理计划进行持续评估。


5.4  制定应急计划

预先设想可能出现的紧急情况,例如天气,劳资纠纷,资金链断裂等问题;

制定备选方案,明确所需资源。


5.5  监管风险管理计划

收集和评估风险处理的信息,确定应急计划使用的频率,监控分配给风险管理的资源的使用情况,确保有足够的资源可用;

根据需要更改风险管理计划。


技能6:风险管理


6.1  遵循法律法规

分析活动计划,以确保在法律和监管允许的范围之内;确定活动的举办满足各种要求,例如符合活动举办的规范和流程等。


6.2  应急情况管理

进行风险评估,发现潜在威胁;

进行能力评估,以确定可回应的资源;

与当局联系,确定最佳的应急方案,包括应急服务的出入口和位置、退出现场的疏散路线、所需的现场医疗服务等;

制定紧急行动计划和沟通程序。


6.3  符合健康和安全要求

确定健康和安全要求,例如确保场地符合消防、生命安全规范,确定工作者的身体健康和工作环境等;

定期审查其有效性。


6.4  保险需求

确定需要或推荐的保险类型;

确定保险适用的范围;

选择最佳方案。


D.财务管理(Financial Management)


技能7:管理财务资源


7.1  管理赞助过程

建立赞助级别,为每个级别设置不同的价值标准,估算提供福利的成本;

获得主要利益相关方对拟议赞助安排的支持;

制作赞助商伴手礼,资料中要包含活动简介和发展历史,凸显企业标识、赞助价值等;

确定潜在的赞助商并向潜在赞助商分发伴手礼;

联系潜在赞助商,譬如主要决策者或有影响力的人士等,要尽量避免赞助商之间可能存在的利益冲突,与赞助商建立良好的关系;

为承诺的赞助商准备合同,明确活动的细节,双方的义务责任等;

确保双方都有签署合同的副本;

维持与赞助商的关系,例如,提供定期更新,发送感谢信,确保赞助商受邀参加活动;

跟进,譬如评估赞助商的参与情况和投资回报以及对活动的看法。


7.2  管理捐助过程

找出潜在的捐助者,制定捐助者认可计划,联系潜在的捐助者,向其说明使用捐款的用途和金额等,准备双方达成一致的合同,实施捐助者认可计划。


7.3  管理活动资助过程

审查预算并设定资金目标,研究潜在的资助者,如政府、基金会、协会等;

确定可用资金,如赠款;

确定资助的资格;

撰写所需材料,包括推荐信、预算/财务报表、商业计划等;

通过电话、发送信件等手段,跟进申请状态。


技能8:预算制定与执行


8.1  制定预算

寻求专业协助,如银行家、会计师;

建立预算格式和类别;

获取预算编制所需的数据并对其解释,例如以前的预算、审计结果等;

分析内部和外部因素对预算的潜在影响,比如新的立法、市场趋势;

确定潜在的收入来源,如赠款、赞助、售票、纪念品及展位销售收入等;

预估设计、生产、营销、人力资源等活动的不同部门所需金额;

制定应急计划和应急资金;

制定预算财务报表;

安排定期的预算审查。


8.2  定价

分析当前市场状况;

计算直接和间接成本;

建立定价结构。


8.3  建立财务控制和程序

常规预算审核;

安排信贷,例如与供应商的信用账户;

财务监控,例如建立内部和外部审计程序,制作月末报告和现金流量报告,检查银行对帐。


8.4  管理现金流量

定期审查会计程序,如检查应收账款,应付账款,存货和现金流量;

每月审核财务报表以确保准确性;

检查现金管理程序的有效性和安全性。


8.5  监控预算绩效

在既定时间内监控收入和支出,包括审查银行对账,费用和差异,将预算金额与实际金额进行比较;

确定预算和实际数字之间的差异,分析其中的原因并及时做出调整,如修改活动、重新分配资金等,并向受影响的人传达信息和决策;

找出改善预算绩效的机会,例如,主动寻找新的供应商和收入来源;

努力增加收入或减少支出;制作完整的财务和统计报告。


8.6  修改预算

修改或建议修订预算,例如重新分配资金以涵盖意外支出或收入。


技能9: 现金流管理


9.1  建立现金处理程序

向工作人员和志愿者传达政策和应用程序;

采取措施防止盗窃;

协调货币处理过程,例如设立现金办公中心,建立记录保存系统,设立现金收款和存款系统,安排安全和审计系统。


9.2  监管现金处理程序

审查安全程序,监控收入和支出;

监督审计文件。


E.行政(Administration)


技能10:执行行政任务


10.1  协调行政办公

标准化管理职能,例如信息系统,用品和设备等;

监督行政职能,确保按要求完成;

根据人体工程学来规划工作空间,办公设施等;

管理工资和福利;

监控现金流向,应收账款,应付账款等基本财务信息;

审查办公室运营日程表,例如,季度税务汇款的时间。


10.2  管理信息系统

确定要管理的信息和可用资源;

提供用户所需的数据信息;

监测信息系统的使用情况;

审查和调整信息系统以更好地满足用户需求;

审查记录存储系统,保持记录的准确性和最新性,维护信息系统的安全性。


10.3  撰写报告

撰写文字,制作图表;

分析和评估收集到的信息可信度;

确定报告主题,根据听众的需求来确定演示风格和报告文风;

使用适合听众的语言和风格;

确定文本和数据格式;

编辑、校对报告内容。


F.人力资源(Human Resources)


技能11:制定和执行人力资源计划


11.1  制定员工需求

对活动进行分析,明确活动所需的人数;

评估与志愿者相关的利益、参与成本和风险等;

确定员工和志愿者在活动中的角色和责任;

确定工资和福利。


11.2  建立员工政策和程序

根据不同的任务制定相应的政策,例如招聘、培训、绩效评估、奖励和表彰等;

向员工传达政策和程序;

监督政策和程序的实施。


11.3  制定培训计划

评估员工/志愿者和整个组织的现有技能和能力;

在制定培训计划前首先考虑培训需求,确定完成培训所需的时间;

考察目前的培训趋势;

审查预算并确定可用于培训的资金;

设定可衡量的目标以确保培训达到预期的效果;

制定政策,确认可以支持培训的资源,例如,可休假参加会议培训;

确定提供指导所需的专家或专业人员。


11.4  监管人力资源计划

衡量员工流失率和离职原因;

审查和更新工作描述;

进行绩效评估。


技能12:员工和志愿者招募


12.1  制定选择标准

根据需要审查文档,比如劳工立法、组织结构图等;

制定工作要求,如职称、职责概要、所需的资格和技能、责任,权力、工资和福利、工作日期和时间等。


12.2  招聘员工和志愿者

确定招募目标群体的最佳方法,如通过当地媒体宣传、通过网络推荐、参加管理培训计划、联系职业中介等;

确保招聘过程公平有效;

根据需要设计招聘广告,内容包括:职位描述、最低资格、如何申请、申请截止日期、联系信息等,并确保招聘信息清晰准确;

实施招聘;

筛选申请人,必要时完成就业前安全检查;

面试。


12.3  面试

面试准备包括:准备问题和确定评估标准,汇编必要的文件,如工资标准,工作描述等;

介绍自己和面试小组的其他成员;

从申请表中查看关键信息;

向申请人介绍职位概况;

通过询问开放式问题,深入了解申请人的个性和技能;

鼓励提问;

确定申请人的可用开始日期和薪酬预期;

根据评估标准记录评论和评分。


12.4  选择最佳候选人并提供合适的职位

通过面试纪录和评分来排名候选人;

验证相关信息;

执行其他安全检查;

选择最合适的候选人和候补人选;

联系最合适的候选人,提供职位并通知开始工作日期,工作福利等信息;

允许在合理的时间内作出回应。如果候选人拒绝,要弄清原因;如果候选人接受,则提供合同和保密或隐私协议;

完成档案纪录。


技能13:员工和志愿者培训


13.1  提供职业方向

提供员工/志愿者有关组织的信息,如公司结构、政策和文化等,以明确角色、责任和权力;

鼓励提问;

参观工作场所或活动现场;

将员工/志愿者介绍给组织中的其他人;

根据需要提供文件,如活动简报;

确定可能需要培训的领域,譬如立法知识、办公设备操作、紧急风险管理程序等。


13.2  提供培训

设定可衡量的目标;

准备培训计划,包括:培训科目,人员名单,所需设备,实践,日期,地点,导师,测评方法等;

举办培训课程;

评估培训计划的有效性。


技能14:管理员工关系


14.1  监管员工和志愿者

提高员工表现和行为标准,促进员工对任意工作场所的适应性,沟通团队成员和领导者以明确其期望;

促进团队合作;

解决冲突;

监测个人和团队的表现以实现目标;

定期反馈工作表现


14.2  激励员工和志愿者

确定工作人员和志愿者的个人需求,例如经验、认可和地位;

提供额外的指导和培训;

酌情使用奖励措施。


14.3  团队管理

明确团队的目标,设定可衡量的标准;

确定工作人员/志愿者的专业知识,技能,态度以及各自在团队中的角色;

确定团队的行事风格以帮助团队实现目标;

支持引入新的团队成员,让团队共同成长壮大;

在关键点审查团队绩效;

鼓励团队成员之间的沟通;

庆祝团队和个人的成功。


14.4  员工评估

选择最佳绩效评估方式;

定期进行绩效评估。


14.5  处理停职和辞职相关事项

通过离职面谈等方式,确定辞职原因;

提供停职理由;

提供所需文件的副本;

向辞职员工和停职人员解释补偿和福利的内容;

通知可能因停职或辞职而受到影响的其他人,例如客户和供应商。


G.利益相关者管理(Stakeholder Management)


技能15:利益相关者管理


15.1  确定利益相关者

确定内外部利益相关者,特别是客户、赞助商和参与者;

确定利益相关者的利益,问题和优先事项以及存在的机会和威胁。


15.2  评估利益相关者

确定利益相关者自身的影响力以及对活动的潜在影响;

确定利益相关者的角色、期望和相应的义务。


15.3  对利益相关者分类

根据权力、影响力等因素对利益相关者进行分类;

确定利益相关者之间的关系,防止产生利益冲突等情况。


15.4  管理相关利益者活动

识别并整合利益相关者的不同利益和目标;

确定活动的执行能够满足利益相关者的需求,例如,现场参观、发布会、捐助者表彰等;

与所有利益相关者保持联络。


15.5  参与者服务管理

确保员工了解与会者的角色、责任和期望;

调查并解决重复出现的问题;

建立评估与会者满意度的系统;

提出改进服务的建议。


H.活动设计(Event Design)


技能16:设计活动项目


16.1 确定项目构成

审查之前的计划和评估报告,考察其他类似活动的方案,调查目标市场,确定与会者的期望,并在此基础上提出新的想法;

确定所需的项目构成,如演讲者、娱乐节目、景点参观或其他辅助计划;

确保项目构成符合法律和法规要求;

预估成本。


16.2 选择项目构成和达成方式

确定项目构成内容,例如发送提案或投标请求,联系代理人;

确定利益相关者期望与项目构成是否一致;

考虑主题、项目构成和市场营销策略之间的一致性;

确定每个项目构成的要求;

确定必要的支持材料,譬如奖品、礼品、酬金等;

向利益相关者提供项目内容和达成方式以供参考,并在必要时获得批准;

分配所需的资源。


16.3  安排项目组成的结构和顺序

确定每个子项目的顺序和持续时间;

考虑每个子项目之间的连续性和关联性;

编制议程;

将任务分配给其他合适的人选;

合理利用资源;编制所需的文件。


技能17:管理演艺人员


17.1  确定活动中表演者的需求

查看活动计划,确定哪个环节是需要表演者来调节氛围的;

确定适合活动的表演者类型以及艺人来源。


17.2  制定审核标准

制定表演人员的标准,例如,表演者的类型和表演的性质,演出的持续时间和地点,工作日期,工资和福利,修饰和着装要求等。


17.3  审核候选人员

面试时进行相关表演的试演,提前确定好试镜地点以及评委;

安排候选人员进行试演;

查看关键信息并进行提问,以深入了解其是否符合要求;

根据试听标准记录评论和评分;

选择最佳候选人。


17.4  准备和监管表演人员的协议

确定合同要求;

合同谈判

为双方争取有利的结果,确定什么是可协商和不可协商的;

解释自己的立场和观点,就可行的选项达成一致;

定期监督以确保按计划进行;

跟进问题,在可接受的时间范围内处理违约行为或其他问题;

评估表演者的表演是否达到预期效果。


技能18:安排餐饮服务


18.1  制定餐饮服务需求

进行需求评估,包括餐饮类型、人数/膳食数量、预算等;

制定指导方针,例如,确定获得产品和服务的途径,严格把控食品的质量安全;

确认餐饮服务的日期、时间和地点;确定所需的用品和设备,譬如餐具、桌子、冰块、餐券等;

安排要运输的设备,供应的物资,负责餐饮服务的员工培训;

安排工作人员,确定所需人员的数量以及任务;

确定时间表。


18.2  选择菜单

确定餐饮服务的要求,例如需要的餐饮类型、人数等;

确定茶点和饮料服务的要求,譬如,是否需要酒精、玻璃器皿、冰块等;

存储条件的确定,例如制冷和空间要求;

确定菜单时要咨询活动发起人或赞助商,菜单要考虑是否符合营养要求;

考虑成本;

确保负责餐饮的工作人员熟悉菜单和配料。


18.3  计划服务类型

为活动确定适当的服务风格,譬如餐桌服务、鸡尾酒服务或自助餐等;确定房间配置;检查布局和设施,如电气、水、服务区和存储区域;评估设备和供应要求;确认与供应商的安排。


18.4  选择餐饮供应商

对于食品服务提供者:确定服务风格、菜单和定价,确认用餐人数和用餐时间;

对于酒水服务提供商:确定用品和设备,如酒精,玻璃器皿,冰块;

签署服务合同;

在活动举办前进行跟进确认。


技能19:活动环境设计


19.1  设立兼具艺术性和功能性的环境

将动态、信息等多种元素纳入设计概念中;

利用装饰品,标志,道具等物品设计交互性环境,并将主题,品牌和氛围融入活动环境中;

遵守法规,例如禁用激光、烟火等。


19.2  选择装饰物

根据活动的主题选择装饰物;

在考虑场地限制的情况下,确定理想的活动氛围;

装饰物的设计元素中应包含活动主题和logo,根据需要包含赞助商标志物;

必要时提交审批计划,例如董事会,客户;

选择装饰和装饰供应商。


19.3  安排活动标识

设计提供信息、识别和指引的标牌;

在活动中安排标识的安装和放置。


技能20:活动设施管理


20.1  确定舞台需求,如舞台大小、高度、表面、容量等;

确定设备需求,例如照明、声音、视听、基础设施、安全设备、特殊效果等;在考虑视线、人流、光照的情况下,安排基础设施的放置位置;

确定设备规格和供应商;

协调在活动现场安装舞台和设备的后勤,解决安全问题,确保设备、机器、工具和其他设备的可用性;

监控、维护舞台以及设备的安全性和完整性,例如,电源和地板的负载;

与技术和设备操作人员保持联系;

为演员排练提供充足的时间,确保在表演中所需的声音、特殊效果可用;

在活动期间监控并解决技术问题,尽量减少对表演或节目的干扰。


技能21:制定参与者管理计划


21.1  制定准入系统

确定准入制度,例如注册,实名制认证等;确定要使用的准入凭证,例如门票、姓名标签、照片识别、腕带等;

选择恰当的技术来支持准入系统;

拟定准入计划草案,包括准入标准、会场级别、准入方法、准入技术的安全性等。


21.2  选择人流管理技术

确保空间、设施和服务适合与会者;

确保应急和关键程序到位;

使用系统和人员来管理和监控人流状况和行为,制定适当的方案来应对超过预先设定的情况;

设置人流引导服务,例如引座、标志、路障等。


21.3  招待服务

确定招待要求,安排接待服务,例如指定接待区、预订当地活动和景点的门票、安排交通、住宿、餐饮服务。


I.场地管理(Site Management)


技能22:场地选址


22.1  制定场地规格

判断活动的性质、规模和财务要求,例如预算、形象等;

判断活动的类型与场地风格是否一致;

确定场地占用的日期和持续时间;

确定场地备选清单。


22.2  寻找潜在场地并进行实地调研

调查潜在的活动场地;

实地调研,审查设施服务的可行性;

根据场地附近的交通便捷性、酒店位置及停车场等条件,对场地的可用性进行评估,基于日期、费用、空间和其他功能或限制条件进行筛选;

确认场地租用;

与场地负责人员保持沟通联系。


技能23: 场地设计


23.1  设计场地布局

确定场地内的配置需求,例如空间大小、通讯设施、紧急出口等;

确认场地内的结构和设施摆放位置;

拟定现场规划方案,确定设施,服务,活动节目,安全等;

检查现场并确定现场规划方案的可行性,比如洗手间位置、现场容量、交通;

根据需要准备精确的比例图,并调整场地设施;

获得主要利益相关方对计划布局的支持。


技能24:活动场地管理


24.1  为场地的搭建和拆卸制定计划

确认对场地的访问权限,例如安装拆卸的具体日期和时间;

准备详细的计划,包括平面图、时间、所需人员、安排人员进行运输、接收和存放、确保人员可用于安装和拆卸、公示场地施工关闭要求和可用时间等。


24.2  搭建场地

将场地搭建计划传达给相关人员,例如员工、供应商;

按照场地搭建计划进行,确保进度,例如相关服务设备的提供、设备等硬件设施的试用和调试、特殊设施,例如更衣室、客房/休息室、设备室等;

根据需要调整计划以适应变化的环境。


24.3  在活动期间监管场地

通过观察和适当的沟通来监测活动的运行;

识别和分析运营问题,确认需要的额外服务;

通过持续的沟通与监督确保有效地提供服务。


24.4  场地拆卸

将场地拆卸责任传达给适当的个人,例如员工、供应商;拆除临时结构、装饰物,清理垃圾等脏物;

清点设备数量,检查丢失或损坏的物品,退还租赁设备;

确认供应商已将其物品从活动场地上移除,考虑回收物品;

进行现场检查;

完成所有相关记录。


技能25:场地基础设施管理


25.1  确定活动中基础设施的需求,例如停车点、卫生管理、注册区域、临时搭建物、餐饮,在此基础上细化每个功能的需求,譬如估算运输系统的需求、确定停车需求和车辆类型等;

将活动需求与现有基础设施功能和空间容量进行比较;

确定必须获得或调整的基础设施要求以满足活动需求;

安排额外的服务或设备,例如酌情采购其他停车位或在临近区域安排停车位,为饮用水和非饮用水提供补充资源等;

制定应急措施来解决可能存在的交通拥堵现象。


技能26:现场沟通管理


26.1  建立沟通框架

识别要传达给内部和外部的消息类型,如公告、更新、变更等事项,概述要传达的消息的内容和风格,制定信息资料,例如,联系人名单等。


26.2  确定并获取所需的通信设备和资源

基于场地的类型和大小,分析沟通需求;

确定适合沟通的技术设备和服务,如手机、寻呼机、PA系统等。


J.市场营销(Marketing)


技能27:制定和执行营销计划


27.1  进行情景分析

评估活动功能,例如服务、资源、促销活动、价格、形象;

识别活动的优势、劣势、机遇和威胁;

分析当前的经济、政治、社会状况以及目标市场;确定参与者当前和未来的需求以及期望;

确定拓展新市场的机会;

确定可能影响活动的法律和监管限制;

总结情景分析的结果。


27.2  细分目标市场

确定潜在客户概况,如年龄、性别、社会经济地位等;

对针对目标细分市场的资料、活动产品和服务进行匹配。


27.3  制定活动的品牌

确定目标市场的独特价值;

对自己的活动进行定位;

设计logo和其他视觉标识;

确保品牌和使命、目标的一致性。


27.4  选择营销媒介

评估市场上渗透性强的可用媒体,选择最佳媒介将营销内容与目标市场进行匹配;

在考虑最佳投资回报的基础上,选择最有效的媒体。


27.5  制定完整的营销策略

制定活动中营销活动的时间表;

整合营销活动,保持营销活动的一致性,并使其相互促进和加强;

确定实施营销计划的资源要求;

根据情景分析预测需求;

制定关键绩效指标,以监测计划的有效性。


27.6  实施营销计划

向营销人员传达计划的目标以及变更事项,例如重新分配人员和资源;

协调活动以及其他方面;

持续监测活动和结果,确保目标的实现,保存活动记录,比如成本、结果和影响因素;

评估营销活动。


技能28:管理营销材料


28.1  确定活动所需的营销材料,例如小册子、节目单、门票;为每种类型的活动材料选择合适且具有成本效益的材质和生产途径。


28.2  分发营销材料

确定每件产品的分发方式;组装分发材料。


技能29:活动产品管理


29.1  确定产品的设计和规格

研究客户需求和兴趣;

与其他类似产品进行比较,评估现有商品的价值;

定义产品设计和生产规格;

确定新的营销技巧和销售媒介,寻找新的市场机会;

将产品概念与营销活动相结合。


29.2  确定价格

计算直接和间接成本,确定利润要求;

在考虑目标细分市场的价位、商品质量、感知价值的基础上,为每种商品设定价格。


29.3  确保品牌的完整性

例如,区别于仿制品的产品高识别度、控制产品的发行等。


29.4  活动产品的生产

寻找合适的商品制造商,协商采购协议;

对产品质量进行验收。


29.5  分发活动产品

确定销售途径,例如:实体店铺或者在线销售网点;

谈判分销协议;

建立库存管理系统;

确定运输安排,预估相关运输成本。


技能30:活动促销


30.1  制定广告计划

确定广告需求;

评估可用媒体的优势和劣势;

确定合适的媒体渠道;

购买媒体产品和服务;

评估媒体效果。


30.2  制定促销活动

评估活动的优缺点;

确定不同促销活动的目标和限制;

确定促销活动的责任和合法性;

争取赞助商和供应商的交叉推广;

最大限度地宣传活动的媒体报道。


30.3  设计比赛

确定举办比赛的类型,例如抽奖、游戏和技能测试;

制定规则、条例、参赛资格;

制定奖励制度;

寻求与赞助商和供应商的交叉推广机会。


30.4  协调促销活动

确定每项促销活动的要求;

评估每项活动创造需求的能力;

制定促销活动的时间表,以更好的协调活动。


技能31:公共关系管理


31.1  制定公关策略

确定公关的目标;

确定公众的范围和特征以及信息需求,细分观众类别;

制定主动和被动应对策略来解决活动中出现的问题。


31.2  制定公关计划

提供并选择合适的媒体和通信渠道,以覆盖各个行业的人群;

将公共关系活动与广告和促销活动结合起来,作为整体营销计划的一部分。


31.3  培养媒体关系

及时准备有新闻价值的媒体发布会;

为媒体提供适当的访问许可;

提供准确、可靠的信息。


31.4  执行公关计划

与政府、社区和利益相关者建立良好的关系;

确定可能影响活动目标的问题和趋势;

确定活动与公众之间互动的方法,通过推广活动、广告宣传,培养正面形象,制造舆论;评估公关活动的有效性。


31.5  危机管理

监控与活动和利益相关者相关的新闻;将危机和争议的控制与公共关系活动结合起来;记录公关活动的整个流程。


技能32:销售管理


32.1  制定销售计划和目标

查看历史销售数据,确定以前的目标细分市场,为所有活动产品设定销售目标;

确定潜在的目标细分市场;

确定销售工具和战术以用于每个目标细分市场和产品;

评估销售团队的能力以实现利益的最大化;

建立销售组织结构,例如以地理位置、客户、产品为核心的销售组织;

定义销售计划的关键绩效指标,定义销售团队的销售目标。


32.2  执行销售活动

使用销售工具和策略,例如,开展销售拜访、提供销售奖励、提供赠品、使用电话销售等;

通过比较关键绩效指标和销售目标来评估销售计划的是否成功。


32.3  确定销售平台

为细分目标市场和活动选择合适的销售平台与服务;

确定销售资源,例如展位、员工、交易设备;

确定所需的在线销售工具,例如网站链接、网站设计、安全支付软件。


K.专业性(Professionalism)


技能33:专业性


33.1  专业形象

保持专业操守和形象,具有服务精神、奉献精神


33.2  领导力

在团队中树立榜样;使用适合情境和工作人员的领导风格;

传达公司和活动的愿景和价值;

认识到团队发展的阶段并推动团队合作,促进变革;

处理困难,挑战和冲突;

关心员工,认可并鼓励他人的创造力和创新力。


33.3  道德行为标准

公平透明地对待所有的交易和互动;

遵守道德行为标准,制定、实施促进道德行为的政策和程序。


33.4  与同事工作

在作出决定时征求同事的意见以获得其他观点;

定期沟通并倾听他人意见,向同事提出可能影响工作的困难;

尊重同事的角色、责任、利益,认可他人的专业知识、技能和态度,保持积极合作的态度;

解决与同事之间的冲突和分歧,尽量避免因此对工作的影响;

监督和审查工作关系的有效性。


33.5  在多样化的环境中工作

与来自不同背景的同事和谐相处;

确定并解决因工作场所产生的问题;

理解并处理因文化差异带来的各种困难。


33.6  时间管理

设定短期和长期目标并确定优先次序;

确定每个目标需要完成的任务:根据重要性和紧迫性优先考虑任务的次序,确定绩效指标,预估完成每个任务需要多少时间;

使用时间管理系统,如日程安排者、甘特图等;

制定行动计划;

监督任务和行动计划的进展;

定期审查和对照实际行动和目标。


33.7  压力管理

承认自己的局限性,认识到自己的压力和态度会对他人产生的影响;

关注个人身体、情感和精神方面的需求,确定个人压力指标;

建立舒适的工作环境;

采取行动减轻压力,平衡家庭、工作、生活与爱好之间的关系。


33.8  解决问题

确定并调查问题;

评估问题的严重性;

客观分析和确定可能的解决方案;

选择并实施最佳解决方案;

跟进以确保问题得到解决;

监测结果;

纪录问题以及最佳解决方案。


33.9  关注行业内的最新进展

获取当前的最新信息,如发展趋势、新技术等,与活动行业的同仁保持密切联系。


33.10  参与专业发展活动

参与行业协会;

阅读行业出版物,例如期刊、杂志和电子新闻等;

参与行业教育,譬如参加讲习班和研讨会;

追求专业认证。


L.沟通 (Communication)


技能34:商务沟通


34.1  口头沟通

内容简洁明了,确保信息及时准确和完整;

确定传递讯息的适当时间和地点;

用合适的语气、音量、语调和语速,与听众进行眼神交流,适当地运用肢体动作;

确认受众是否理解,例如,要求反馈,倾听对方的想法。


34.2  书面沟通

提供最新、准确、完整和简明的信息;

使用合适的格式和书写风格;

考虑受众的需求、阅读能力和理解能力;

做好校对工作。


34.3  使用沟通工具

有效使用商业通讯工具,例如电话、电子邮件;

为信息传递选择适当的技术,例如,带有签名的传真文件;

定期检查消息,并及时回复。


34.4  有效的展示

了解观众的背景和参与动机;

逻辑清晰、简洁明了地讲述展示内容,运用恰当的语气、音量、语调和语速,与观众互动,例如眼神交流;

使用演示工具,如音频、视频、图像等;

准备支持材料,如宣传册、登记表等;

严格把控演讲时间。


34.5  计划并执行会议

确定会议的目的和主题;

确定参加会议的人员;

确定所需会议的类型;

准备会议:列出大纲或议程,安排会议室,确定所需的材料;邀请参与者,通知会议日期、时间和地点,并提供议程等信息;

准时开始;

在会议开始时设置设备参数;

促进会议的进行,鼓励参与者提供建设性贡献,灵活管理时间,总结关键性观点;

在预定的时间休息;

确保后续工作已完成,将决策和行动计划提交给负责人;

评估会议是否有效;

制定会议的改进方案。


34.6  建立并维持良好的商业合作关系

通过有效的沟通建立信任和尊重;保持与客户和供应商的定期联系。


资料来源:Canadian Tourism Human Resource Council. Event Management: The International Competency Standards[R]. 2011.


关于EMICS的具体应用,就不赘述了。欢迎关注《活动管理知识体系》(中国旅游出版社,2018年8月出版)。


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专栏作者

王春雷

上海师范大学会展系主任,管理学博士,副教授,曾任上海师范大学旅游学院会展管理系主任,现任职于上海对外经贸大学中德合作会展专业,主要研究城市发展、目的地营销、会展与节事管理。美国乔治▪华盛顿大学、荷兰INholland大学和美国威斯康星州立大学访问学者。

“活动研究”(eventstudies)公众号媒体主。

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