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活动管理全攻略——Chapter 6 活动行业从业人员法则

2018/7/23 来源:原创 作者:王春雷 关键词:活动管理 会展 法则

今天的话题既轻松,又严肃。


会展和活动行业的从业人员与其工作之间的关系非常微妙。很少有行业像会展和活动业这样,有这么多充满激情和乐于投入的从业者。绝大多数会展和活动管理者都由衷地热爱他们的工作,因为对一项工作热爱时,那种环绕四周的兴奋感与能量是难以言表的。

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Ikigai生活哲学的框架

根据美国CareerCast网站的市场调查结果,在“2014年十个心理压力最大的职业”中,“活动策划人”(Event Coordinator)排名第五,紧随飞行员、消防员、将军和军人之后。


因此,在优秀的工作业绩与稳定、健康的生活之间,会展人必须寻找平衡之道。

第1节  会展和活动行业的职业特点

会展和活动职业有诸多相互对立甚至矛盾的特点,它既可以是充满挑战、令人气馁甚至枯燥无味的,也可以是活力四射、回报可观和拥有成就感的。就像消防员一次次地挽救生命一样,不断为我们的客户创造价值并让他们满意所带来的那种成就感一直激励着每一位优秀的会展从业人员。


概括而言,会展和活动管理工作具有十大特点:

  • 注重细节,追求完美

  • 出差加班家常便饭

  • 社交人群形形色色

  • 甘愿承担幕后工作

  • 不断适应环境变化

  • 时刻保持对外联络

  • 项目时间期限严格

  • 工作强度总体较大

  • 随时待命现场救火

  • 专业思考无处不在


尽管很多时候会展和活动管理工作显得事无巨细,有时也很脆弱,容易受经济、社会安全等影响,但我们要对这个朝阳产业充满期待。投身其中并持之以恒,定能有所收获。


可以这么讲,从职业特征的角度来看,会展和活动行业的多样性是其他任何一个行业都无法比拟的。但所有会展专业的学生和正在从事会展业的新兵们,要认真思考一个问题——我真的喜欢和适合这个行业吗?


关于会展和活动职业的特点,让我们记住一些看似矛盾的关键词:充满挑战(stressful)、自我实现(fulfilling)、令人气愤(irritating)、回报可观(rewarding)不辞辛劳(hardworking)以及精彩人生(colorful)。

第2节  会展和活动专家的成功之道

对于这个问题,每位会展和活动领域的大佬们都会给出不同的答案。其中,最平淡的莫过于从选址、餐饮、娱乐、会场布置等具体工作讲起,这往往是新手们的切入点。


2015年2月,国际著名领导型活动管理公司北美全球活动管理集团(North America for Global Events Group)前CEO霍华德·吉夫纳(Howard Givner)先生写过一篇名为“我想教给下一代活动策划专家的5个秘笈”的文章,文中提到了一些很有意思的观点。例如,他指出,对于活动策划者而言,最难的是“如何让客户觉得你不可或缺”,因为“绝大多人数都不会认为策划一个活动真的有那么难”。


无论是对于希望带出队伍的主办单位还是定位于培养会展管理人才的院校,Givner先生提出的五个秘笈都是非常实用的:(1)一切替客户着想(Learn to speak client);(2)引导客户准确地描述参加活动的目标(Get the client to describe a successful outcome);(3)成为客户的顾问,而不只是单纯为了获得订单(Be an adviser, not an order taker);(4)寻找“聪明”的解决问题之道(Find ways to look smart);(5)注重与客户协同的方式(Focus on the ‘how’)。


例如,作为策划人员,首先要清楚地了解委托方(或所在主办单位)的目标。在活动的关键成功要素(KSF)中,“Why”排在首位,也是很多活动组织者最容易忽略的一点。无数的事实证明,很多组织者在项目执行过程中逐渐偏离了原来的方向。而且,活动目标与活动参与者(例如与会者、参展商)的目标是紧密相关的。


在绝大多数时候,成为一名会展或活动策划者是一件很有意思的事情。作为会议、展览会、公司活动等各类活动的策划和组织者,把不可能变为可能似乎是我们的天职。然而,会展与活动行业对从业人员的综合要求很高,其从业者应该是个性鲜明、时刻准备着的人。


对于专业的会展和活动管理者,工作中所面临的各种压力和回报一样多,倘若没有那些意料之外又情理之中的压力的陪伴,工作就会变得不够有挑战。

第3节  会展和活动项目经理的职业素养

在每年年初设定工作目标时,很多人都希望能够在工作中大展身手、在能力上出类拔萃。然而,如今的会展和活动业日新月异且竞争激烈,因此努力在行业内占得先机、鞭策自己不断进步显得尤为重要。


不管你是会展专业的在校生、刚步入职场的菜鸟,还是已在会展和活动行业久经风雨的大佬,英国著名活动管理专家贝琪·克洛斯(Becki Cross)女士给出的10个贴士都能够帮助你成为更优秀的活动管理专家:


1、相信熟能生巧


2、坚持广泛阅读


3、时常自我反思


4、适当运用科技


5、靠近意见领袖


6、时刻关注办法

我一直有个观点:为客户的各种稀奇古怪的要求找到解决方案,就是我们会展人自封的使命。当我们能够从过往的经验中得知客户的想法可能会出问题时,我们自然会好好解释我们不推荐这种做法的原因,此时,我们更应该做的是尽力寻找能够传达客户理念和愿景的办法。更重要的是,这种办法相比较客户之前的想法更加实际和可行。


7、向竞争者学习


8、讨论改进策略

会展和活动项目经理应该定期把团队成员召集起来进行头脑风暴,一起来想想如下的问题:一个理想的会展活动应该是啥样的?假如时间、资金、资源都没有问题,我们该补充些什么?我们可以如何进一步提高用户的体验?我们该怎样跨过这道坎儿?为啥我们老是用那个思路,有更好的办法吗?……


在规划展会蓝图的时候,你应该从每一个参加者的角度来考量,想想他们各不相同的需求。这里的参加者包括但不局限于参会代表、演讲嘉宾、参展商、贵宾、媒体人员、残疾人等。


9、注意充分休息


10、热爱会展行业

第4节  会展和活动专业人士的效率法则

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图6-1  工作动机与效率矩阵


会展和活动从业人员如何提高工作效率?2014年6月,EventManagerBlog.com的专栏作家朱利叶斯·索拉里斯(Julius Solaris)在一篇文章中向会展和活动产业的同行们推荐了十种方法:    


1、每天晚上就计划好第二天要做的事情


2、早晨醒来时绝不检查邮件


3、锻炼身体


4、将工作细分

繁重的任务会削弱生产力,它们会消磨你的能量,让你觉得手头的工作难以应对,最终使你变得低效。在工作中,有计划、有目标当然是好的,但更加重要的是,你能够将其划分成块,以消化一份重大的任务。这其实就是项目管理中工作分解结构(Work Breakdown Structure,简称WBS)的基本原理。


工作分解结构,即以可交付成果为导向对项目要素进行的分组,它归纳和定义了项目的整个工作范围每下降一层代表对项目工作的更详细定义。也就是把项目可交付成果和项目工作分解成较小的、更易于管理的组成部分。


WBS对活动项目管理的主要用途包括:展现项目全貌,详细说明为完成项目所必须完成的各项工作(工作计划工具);清晰地表示各项目工作之间的相互联系(结构设计工具);可以比较准确地估算活动项目的成本(财务管理工具);防止遗漏项目,定义里程碑事件(状况报告工具)。


5、知道为什么做所做的事


6、保证充足的睡眠


7、以最后期限为生


8、尽量不同时做多项工作


9、有自己的独特常规


10、懂得如何拒绝

多产的会展和活动专业人士不害怕说“不”,他们知道机会成本对于他们意味着什么。对于会展和活动项目管理,时间是最重要的资源,而我们需要学会用“说不”来保护你的时间,从而提高自己的效率。


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一种比较强势的乙方思维


希望上面的10个小技巧能够帮助各位同行更加高效地工作。我们要相信,即使只是一个小小的改变也会产生巨大的不同。

第5节  保持工作和生活的平衡

制定合适的准则是帮助我们获得工作与生活之间的平衡的好办法,对于会展和活动从业者,这是一个特别有意义的话题。


大多数的会展和活动从业人员都是由衷地热爱他们的工作。我们对一项工作热爱时,那种环绕四周的兴奋感与能量是难以言表的。然而,在优秀的工作业绩与稳定、健康的生活之间,会展人又该如何平衡呢?


2015年4月,在Event Manager Blog上有一篇由凯莉·怀特(Kelli White)女士撰写的文章,专门讨论了会展和活动从业者如何在好好工作的同时保持积极向上的私人生活的5条准则。


1、制定严格的工作时间表

要保持工作和私人生活的平衡,最重要的一步就是有与你的工作“失联”的能力。你可以从制定详细的工作时间表开始,而且无论如何都要严格遵守!在工作时间内,就努力去完成该做的事,这样在工作之余才可能和家人朋友一起享受生活。


如果你在办公室工作,那么就尽可能不把工作带回家。也许你会为了完成一项任务而加班,但起码这样你就不必在晚上家人聊天或玩游戏时工作了。如果你在家中办公,那就有点复杂了。试着在家里辟出一个特殊的房间或是一个特定的区域,一旦工作完成,立刻离开那里,以断开与工作的联系。


这些工作时间上的管理准则会让你更积极,也会让你一整天都保持良好的状态。


2、学会偶尔置身事外


3、为朋友和家人留出时间


4、与家人和同事适当地交流


5、给自己放个假


作为会展人,我们知道工作节奏和时间表可以变化得多快,也知道事情可以突然变得多么棘手。但上面几条法则可以帮助我们为生活中可能出现的困难做好准备。


有些时候,的确有一些限时完成的工作,或是晚上有一些不可缺席的会议或活动,这些都可以理解,但是要尽量减少这些例外的数量,并试着遵守预先为自己设定的准则。一旦找到了工作与生活之间的巧妙平衡,我们就会发现在工作中会变得更加充实,在生活中也会变得更加细心周到。这才是一个会展人的可持续发展之道。


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专栏作者

王春雷

上海师范大学会展系主任,管理学博士,副教授,曾任上海师范大学旅游学院会展管理系主任,现任职于上海对外经贸大学中德合作会展专业,主要研究城市发展、目的地营销、会展与节事管理。美国乔治▪华盛顿大学、荷兰INholland大学和美国威斯康星州立大学访问学者。

“活动研究”(eventstudies)公众号媒体主。

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