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4大原则5大方式告诉你如何轻松搞定活动邀约

2018/3/23 来源:原创 关键词:活动策划

之前《十大要点告诉你怎样策划一场“万”人关注的市场活动》(直接点击蓝色字体便可打开该文章)文章中从活动举办时间、主题、地点、商业性、内容、场景、宣传文案、媒体应用、活动图片视频传播以及团队建设等十大方面讲述了如何策划引人瞩目的市场活动。


在明确了策划应该注意的核心问题后,本文来谈谈活动应该如何有效邀约。


后续我们还会有系列文章,继续探讨活动现场管理和活动后期管理的相关话题,敬请关注。

在筹备一场活动时,参会人数是活动组织者最为担心的问题,因为“人”是活动的核心要素,又是最不确定的因素。那么,如何通过高效便捷、有新意的活动邀约搞定参会人,本文通过“re:EVENT重新发现活动” 31会议2018年用户大会的活动邀约方案,希望为活动组织者的活动邀约提供有效参考。


4大原则决定活动邀约成败


   1   充分发挥专家大咖的影响力  

专家大咖自带流量,先搞定行业中的大咖,对于其他客户的邀约就相对简单。基于此,对于参会大咖要给予充分的曝光度,增加宣传点和传播点。

 

  2   嘉宾定向邀约给予足够尊重

对于已经合作的重点客户,应该采取定向邀请的方式。让销售代表进行一对一邀请接待,让客户充分感受活动组织者的热情。


例如本次大会中,重要嘉宾可以通过定向邀约码进行报名注册,邀约码一般为数字、字母或者两者的组合。

 

  3   多样的票种满足不同群体的需求

对于一场参会者类型多样化的活动来说,邀约会更具有难度,因此,针对不同群体,应采用不同的票种与定价方式来增加活动对于参会人的吸引力。


例如本次大会中,基于31会议报名系统,在报名同道中同时设置了院校通道、嘉宾通道、创合会校友通道以及31客户专属通道等不同的票种和价格通道。参会者点开报名通道,根据自己的属性选择合适的报名通道便可报名。


 

  4   增加活动曝光度,营造适当紧迫感

在活动邀约中,增加活动曝光度,营造紧迫感是非常重要的邀约原则。活动曝光度影响着观众覆盖范围,也影响着观众对活动价值的感知。Deadline是第一生产力,在活动邀约中同样适用,在关键时间截点,加大宣传力度,可以营造必要的紧迫感。


例如“re:EVENT重新发现活动” 31会议2018年用户大会早鸟票的定价方式和活动倒计时的海报推送,都是为了增加曝光度同时营造活动的紧迫感。



5大方式助力活动高效邀约


   1   专业的官方网站是活动邀约的有效入口

官网是活动邀约的有效入口,官网的专业性直接影响到参会者对活动及主办方的直观感受和印象,影响着参会者的购买决策。31会议可根据会议主办方需求搭建专业的官方网站。


   

2   内容丰富的微网站系统是邀约的一把利器

本次大会所使用的31会议微站系统,功能非常强大,通过该系统可以发布活动简介、嘉宾介绍、会议日程等相关信息,也可实现视频直播、照片直播等功能,参会者可通过微站进行缴费并完成注册报名。风格简约、形式多样、内容丰富的微站系统是活动邀约的一把利器。


   

3   基于H5的活动邀请函是邀约的有效途径

本次大会采用的是基于H5的活动邀请函,这种数字化邀请函可以实现内容信息的实时更新,并且可通过二维码进行有效连接。丰富的呈现形式,听觉和视觉的完美结合,可以更好地打动你的参会者。


  

 4   渠道连通的短信邀约系统实现快捷的邀约反馈

简单便捷的短信邀约是活动邀约中的重要途径。本次31用户大会使用短信完成了近8万人的邀约。通过后台统计,可以明确短信中链接的点击量及相对应的潜在参与者的相关信息,方便进一步筛选确定有效地参会者。



在嘉宾报名后,系统会及时进行短信通知。并且,在重要嘉宾签到后进入会场,通过短信系统可以及时通知对接的销售代表跟进后续的嘉宾接待工作。


 

  5   全方位的数据统计充分展现邀约进程

以31营销云系统为支撑,打通了微站、网站、活动邀请函和海报上的多渠道报名入口,后台会实时统计参会者的报名信息,并可根据不同的分类标准进行参会者类型展示。



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