参展费 | 指依照参展合同约定，客商应支付给展会主办方的费用总金额。其既包括客商的展位费，也包括主办方向客商提供的其他服务性产品的收费。
客商向主办方支付参展费，分为一次付清或分次付清两种。主办方都希望客商一次付清，并尽早付清。而客商往往要求分次付清。为鼓励客商一次性付清参展费，不少主办方对一次性付清参展费的客商予以总价款一定比例（如3%）的折扣优惠。
先付费 再参展 是展览业“铁律”
对于主办方而言，客商参展费分次付款的最后时限，只能是在展会布展的时间之前。主办方要求客商在布展报到时必须付清参展费的全部余款，否则不允许客商进馆布展。此系绝大多数主办方坚持的原则，并将此视为“铁律”。
客商在报到时才付清参展费的情况，多见于小微型展会。而品牌展会主办方往往会在参展合同中约定客商付清参展费的最后时限（一般约定在展会开幕前的6个月）。逾期将不保留客商预定展位的位置。虽然如此，客商欠费参展的情况仍有发生。这种情况一般与客商强势（主办方不便得罪）或主办方管理松弛有关。
在合同中使用“预付款” 避免使用“定金”或“订金”
在参展合同中，与客商多次付清参展费的约定，有将客商首次付款称为定金或订金的。
但两者概念并不相同。定金，指当事人双方为保证履行合同，约定购买商品的一方先行向卖出商品的一方支付一定数额的货币作为担保。其金额由当事人双方约定，但不得超过合同标的总金额的20%。如收取定金的一方违反合同，支付定金的一方可以要求对方双倍偿还。如收取定金的一方并未违反合同，但支付定金的一方未能按合同向另一方支付全部金额，致使合同无法履行，收取定金的一方可以不退还定金。而订金的使用并无法律规定，当事人可视为履行合同的预付款。如参展合同使用“定金”一词，主办方与参展商须在合同中约定主办方违约的条款，以便发生纠纷后处置“定金”。而参展合同使用“订金”一词，虽仍有可能发生违约情况（如展会因故取消，或客商因故无法参展），但双方处理“订金”较之“定金”会简单一些。
为此，建议参展合同不要使用“定金”“订金”概念，而使用“预付款”（或首付款）一词。
规范财务管理
展览项目依照参展合同按时收取客商的参展费，是主办方稳定经营、保证现金流量的重要管理工作。项目销售人员须配合财务人员认真完成此项工作。
对于严重失信的客商，应从参展商名单中剔除，不再接受其参展申请。
展览项目收取客商参展费后，须及时开具发票送交客商。
在中国，由政府部门或民间社团主办的展会，主办方也可开具符合财税规定的收据。
收取参展费时，尽量减少收取现金。如收取现金，要及时送交主办方财务做账，防止收取者“坐支”（“坐支”指“坐收坐支”，系财务用语。“坐收”，指收取的款项不入帐或不按规定入账；“坐支”，指在“坐收”的款项中开支。两者都是违反企业财务管理制度的行为）。
