在从事会议规划时，不能以嘉宾的方便以及与会者的方便来作为选择开会地点的最先依据，这样做是不妥当的，这只能当做其中的一个小小因素。
会议地点选择，至少应顾及下列七个条件：
第一：场地必须有空档且可供使用。
在确定会场之前，场地必须有空档且可供使用，场地必须够大容纳与会者（灯光、照明、空调、音响、字幕、背景、会场布局、桌排摆放、摄影摄像）；然后才能更好地确定就餐场所（核定人数、实物数量、就餐时间、菜单等）以及接送安排，如有需要确定会议休息期间的休闲、娱乐场所、酒店住宿等
第二：必须拥有包括桌椅在内的适当家具。
会议时间愈长，所使用的桌椅愈应让与会者感到舒服。不过，却不应该让与会者舒服到无心开会的地步。
第三：场地必须够大以便容纳与会者及视听器材。
我们再预定场所之前的话要明确了解与会人员的人数以及相关的一些器材的使用，还有就是相关活动的一些形式，比如说一个启动仪式也会有不同的形式。
有人认为平均每一位与会者若能拥有1.5m2的空间，才算最理想。
第四：必须能免于声音、电话、访客等干扰，以防与会者分心。
在一个会议中，如果在一定的时间内有不同的声音干扰，不仅仅是在下面的与会者会感觉到烦心，对于嘉宾而言的话也会有一个坏的映象。
不管是在什么样的情况下开的会，会议就是应该有一定的制度的。
第五：必须拥有充足的照明工具及通风设备。
在一个会议中，总会有那么多多少少的与会人员在会场，如果说没有充足的照明工具，会一定程度的影响会议的质量。
会场的良好通风设备给予与会者一个舒服的心情。
第六：必须令嘉宾及与会者大致方便。
会议是指集合三人以上相与议事，并遵循一定的议程，所举行的一种集会。
会议没有与会者就谈不上会议，一个会议地点的选择能考虑到嘉宾以及与会者所在地等因素会使与会人员对此次会议更加有积极性。
第七：成本必须低廉。
现在倡导低廉的价格，做出不一样的会议。做一个会议要考虑到公司对此项目的相应支持程度。要用更低廉的价格做一件高效率的事情，这是每个工作人员都必须必须去考虑的。
在其它条件相同的情况下，如果会期短，最佳会址是大多数参加者旅途最短的地方。如果会期较长，那么，旅途远近就不如主要商业中心或人们常去的地方重要。
发觉机构外的会址能增加会议成功的机会。有些企业报告说，多样化的会议地点能激发兴趣，并为常规功能增加新的方面。而且，它为会议的便利、服务工作和可能安排的项目提供更为广泛的范围。
