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会议案例 | 微软技术大会

2016/12/15 来源:原创 关键词:签到 大会 RFID 系统 签 现场 胸卡 电子 会

微软技术大会11.30-12.2号在北京国家会议举行,31的签到解决方案保障了人员签到入场的快速,流畅,客户的评价是"超出预计"。这次大会选择31是明智的选择。

 

首先我们了解一下微软技术大会

 

微软技术大会是微软集合世界各地的开发人员和 IT 专业人士,提供技术分享,社区互动和产品评估资源的,最大规模的技术盛会。数千位微软专业技术人员、合作伙伴、行业权威出席,数百个技术讲座、实验室和活动。

 

电子签到是完整的解决方案

 

对于电子签到许多人的理解是存在误区的。他不只是一套系统。会议活动,尤其是大型会议,电子签到的落地需要很完善的解决方案。

 

就以微软技术大会为例

 

 

 

>>>签到点位置<<<

 

大会签到涉及注册签到、展区签到与各个分会场签到。每个签到点如何设置签到方式、签到点选位,对签到的速度、效果都会有影响。这就像足球的阵型,同样一个阵容,排好了争冠,排不好降级。

 

大厅注册签到,是承受客流最大的签到点,且参会者现场是要现场领取的。签到点需要设置开阔、离会议中心主门和展厅大门都近的位置。同会务组走场后,我们在正对主门处设置签到台,客户入场后就能径直走向签到台,在签到台校验电子票后,同步现场打印胸卡,完成后即可直接进入左手边的展区。

 

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注册签到点布置点

 

而各个展区由于无需签到领卡,最大的用途就是校验身份。嘉宾入场一般都从会前几分钟开始,人数多时间紧,签到除了确保验证准确,必须快字当头。因此,在9个分会场和宴会厅的签到点都设置在了厅正门口,采用RFID闸机的签到形式。

 

>>>签到方式<<<

 

主会场签到:二维码校验+RFID胸卡匹配+透明标签贴打印机

 

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考虑到分会场采取RFID闸机签到,并且需要现场发放胸卡,本次大会选择了RFID芯片胸卡。我们在每个通道设置了一个用于扫描电子票的微光盒,RFID读写器,一台连接签到系统的透明标签贴打印机。

 

这样,参会者就能在签到台自助扫描提前发送到手机上的电子票,系统会校验其身份,验证通过则打印机同步打印带有参会人身份信息透明标签贴,工作人员用RFID读写器将芯片卡与该参会者完成匹配,贴上标签纸,发放Rfid胸卡。大致20秒,参会者就能完成验证签到,并领导自己的专属通行证-RFID芯片胸卡。

 

分会场:RFID闸机签到

 

分会场签到点,在各个会场门口摆放了RFID闸机。这些闸机能自动感知佩戴RFID胸卡通过的嘉宾。

     

佩戴胸卡的用户通过则亮绿灯允许入场,未佩戴或无效卡用户闪红灯告知工作人员做合理引导。整个过程参会嘉宾无需停下来,依次通过既能完成校验,相当快速。

        


签到地点和签到方式布置妥当,还需要考虑物料方案及应急预案:

 

首先在会议时需要准备足量的物料:安装签到系统的笔记本电脑、微光扫码器、透明标签打印机、RFID读写器、RFID闸机。

 

3000人的大会,人员多签到时间集中,签到系统的数据实时同步,对网络要求很高:

 

场地方提供20M有线外网,预留到签到区域,接入无线路由器,共享无线网路签到区。设备接入,实时传输同步数据。

 

如果现场遇到网络问题:

 

则需要准备备用方案:

 

提供4G无线AP备用,某区域出现网络故障时,提供临时网络。使用4G联网切换到离线状态,名单同步到本地,签到系统离线运行。

 

网络恢复后,离线签到迅速切换回主网,离线签到时的数据同步到网络服务器,会务组人员可以同步看到现场签到状况。

 

一切就绪,我们看看在11月30日,大会现场签到的情况。

 

在嘉宾陆续开始到达的8:10,到8:50间的集中签到期,40分钟完成了2000余位嘉宾的验证签到、匹配胸卡及发放,现场未现排队现象。

 

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