No.1 年会电子邀约函 & 电子海报

年会即将举办之前，需要向员工、宾客发送邀请，传统的邮件、纸质邀请卡无法引起注意，31会议推荐您使用基于H5和二维码技术的电子邀请函和电子海报。电子邀请函/电子海报支持多样的设计与特效，可基于微信进行传播，更加有效、方便。

Step.1 年会电子邀约函

参考样式 

西海集团·中珠集团2018年年会

常用功能

 年会主题展示；

 年会时间、地点、日程安排和节目单；

 各位同事信息在线实时提交；

 地图导航。

制作方法

第1步：根据年会的主题，设计邀请函页面，设计结构一般建议：封面、年会介绍、年会日程、节目单、年会地图导航、年会报名；

第2步：进入31会议云电子邀约函模块，上传年会邀请函的设计图（设计图需分层，分页），开始制作邀请函动态效果。也可以使用一些免费的H5工具制作，如易企秀、兔展、初页等；

第3步：在31会议云活动板块中设置活动报名表单，将31会议报名表单链接与电子邀请函中的报名按钮；

第4步：调整测试整个邀请函效果，并且在邀请函里放入和年会主题相符的音乐；

第5步：整体测试调整，完成邀请函制作，开始分享。

较传统方式的优势

 和传统的纸质邀请函相比，电子邀请函有以下几大优势：

 发送方便，可通过短信、邮件或者微信群发、转发，发给各个同事、嘉宾；

 制作便捷，现成的动态模板以及动态效果，套入年会的主题设计即可完成；

 在线信息收集，参会员工、嘉宾通过邀请函链接实时提交的自己参会信息，年会会务组可根据参会人员的数量安排相关采购事宜，减少浪费；

 内容丰富，邀请函里的内容展示无限制，可放入年会的主题、时间地点、节目单等等；

 传播速度快，而且低碳环保。无纸化邀请函，环保且可以永久保存留念；

 提前预热年会气氛，炫酷的动态效果，配上欢快动听的音乐，每位员工打开邀请函即可带入年会氛围中。

案例展示

Step.2 电子海报

推荐样式

常用功能

 年会信息展示(主题元素、时间、地点、年会内容)

 二维码放置年会日程流程、报名连接、公司信息推广，或者年会微站二维码

 海报收集推广数据

制作方法

第一步：根据年会主题设计海报，海报内容主要有：年会主题、年会时间、地点、推广二维码等；

第二步：进入31会议云的电子海报模块，上传背景图，生成二维码（报名入口、推广二维码）生成海报；

第三步：短息发送海报或微信端领取电子海报；

第四步：在后台查看海报推广的详细信息（浏览量、报名数、支付金额）。

较传统方式的优势

 推广范围更广，不受时间和地域限制，网络连接的地方都可以推广；

 将印刷成本，海报分发推广成本降低为0；

 H5海报的推广通过网络，不消耗纸质资源；

 海报的推广数据以及浏览数据可实时查看。

Mo.2 年会节目单制作（微站）

年会节目单是年会参与者重点关注点之一。传统做法是印刷纸质节目单，往往因节目内容变数较大可能与实际有所不同，晚会结束后亦是随手就扔。基于微站制作的节目单绿色环保，可随时更改信息内容，其二级菜单可展示节目更多的介绍，查看与传播十分便捷。

推荐样式

常用功能

 年会主题展示

 节目内容介绍

制作方法

第一步：登陆31会议云微站模块，选择节目单首页导航模板；

第二步：根据年会的主题及所选模板，设计节目单页面以及各节目的具体介绍展示页面；

第三步：生成电子节目单；

第四步：调整测试整个节目单效果，并发送节目单。节目单可通过微信发送，也可以印制二维码放置在会场或印于参会证件背面，方便员工使用。

较传统方式优势

 发送方便，可通过微信群发、转发至员工与嘉宾；

 制作便捷，选好导航模板，套入年会的主题设计即可完成；

 传播速度快，而且低碳环保。无纸化邀请函，环保且可以永久保存留念。

案例展示 

No.3 嘉宾在线注册管理

常用注册流程

    常规注册流程

    确认报名须知 - 填写信息 – 注册完成 – 发送电子参会凭证

    审核制注册

    确认报名须知 – 填写信息  - 提交 – 主办方审核通过 – 发送电子参会凭证

   付费注册流程

确认报名须知 – 选择票种 – 填写信息 – 确认信息和购票汇总 - 选择支付方式（微信支付/支付宝/Paypal/线下支付））– 支付费用 – 注册完成 – 发送电子参会凭证

   团队注册流程

确认报名须知 – 注册账号 – 添加参会人 – 选择票种 – 填写参会人信息 – 完成并添加下一个参会人 – 选择票种 – 填写参会人信息 – 团队所有人员信息填写完成 – 提交 – 确认团队注册信息 – 选择付款方式 – 支付费用 – 注册完成 – 发送电子参会凭证

定向邀约注册

输入邀约码 – 邀约码验证通过 -确认报名须知 - 填写信息 – 注册完成 – 发送电子参会凭证

注册表单的构成

注册表单较一般会议更为复杂，由于其身份验证要求高、日程选择、需要提供接待服务多的诸多属性，无论在表单的结构还是收集的数据字段数量都有一定的标准。通常会包括注册须知、购票页（选择票种或者参会类型）、个人信息页、交通住宿页、分会场日程选择、宗教&特殊餐饮要求、支付页、汇总确认页等多个组成部分。如果提供在线酒店预定、商品资料购买、论文提交等，还需要增加对应的功能页面。

注册表单字段

 基本信息类型

中文字段:

姓、 名、 中间名、 代表证显示名、 国籍、 生日、 公司、 职务、 证件类型、 证件号、公司地址、省份、城市、邮编、 办公电话、手机号、电子邮件, 传真

English field：

Family name, Given name, Middle name, Badge name, Nationality, DOB, Position，ID type， ID Number，Company address（States，City，Postcode）， Office phone, Mobile, E-mail， FAX

 交通类

中文字段:

抵达地点、航班/车次号、抵达日期/时间

离开地点、航班/车次号、离开日期/时间

English field：

Arrival airport/station, Flight/train number, Arrival date/time

Departure airport/station, Flight/train number, Departure date/time

 住宿类

中文字段：入住酒店、入住时间、离店时间、入住人数、房型

English field：

Hotel， Check-in time， Check-out time， Number of people， Room type

 会议日程类

中文字段：主论坛， 分论坛，展览，欢迎晚宴，演讲

English field

Main forum， Breakout， Exhibition， Welcome dinner， Speech

其他

中文字段：穆斯林、素食

English field：Muslim，Vegetarian 

支持分会场注册

年会如果有多个分会场，参会人在注册时选择分会场，并合并支付所选择分会场费用。注册系统需支持在报名主论坛的同时，可以选择多个分会场进行报名，且无需重复填写报名信息。注册完成后，参会人将收到电子参会凭证，凭证中的二维码具备了所选分会场的入场资格。

票种定义

票种用于不同级别或权益的区分，便于参会人注册时选择。通常有VIP贵宾票、观众票、媒体票、学生票等。票的属性包括：票名称、票的收费类型、票的说明、票的价格、购票开始结束时间等。

收费&优惠条件

如年会需要收费，通常会支持免费票和收费票，也会支持多种方式的优惠模式包括但不仅限于满减、限时折扣（早鸟票）、定额优惠等；如主办单位使用了31营销云的会员管理模块，还可以执行会员免费或优惠以及积分购票模式。

统计（类型、收费）

对注册数据统计，通常以注册总人数、不同等级注册嘉宾数量、总售票人数、主会场和分会场注册情况等。统计报表的展现形式包括表格、直方图、曲线图、饼图等。

商品购买

年会的会刊、纪念品、资料U盘等支持嘉宾在注册时通过商品的形式进行购买，商品结算与注册系处于一个注册表单中完成。

参会用户智能标签

根据注册用户在注册时填写的信息，31会议云可以帮助主办方给这些参会嘉宾自动打上标签，并保存至数据库，为主办单位数据分析和未来的邀约提供数据基础。 

No.4 酒店在线预订管理

酒店设置

31会议云酒店预订模块支持房型（大床、标间、床位）设置、价格设置、库存设置；可设置房间预订数量限制；可支持同住人信息登记。

参会注册&酒店预订数据关联

注册时用户可以同步预定酒店系统，系统将自动关联注册数据和酒店预订数据。酒店预定数据可用于现场签到分房系统。

No.5 在线支付与发票管理

支付类型

支付方式支持人民币、外币（外币目前以美金为主）。

支付方式

 线上支付，包括但不限于微信支付、支付宝、PayPal、信用卡；

 线下支付，如银行电汇。选择线下支付时，系统会提示收款相关信息。

支付接口

 31会议云支持接入主办方各类支付通道，包括但不仅限于微信支付、支付宝和PayPal等支付接口，购票所得资金可直接进入主办方对公账户；

 如主办方无任何电子支付账户，31会议可以代收费用服务。

支付统计和分类

 人民币和美金支付均有独立统计数据便于财务结算和汇率计算；

 每个用户支付方式均与用户数据关关联。

No.6 基于社交网络的会议推广

多种推广渠道

 31会议云提供多种推广渠道，包括但不仅限于微信公号、微信朋友圈、QQ、邮件、短信；

 支持推广渠道管理，每个推广渠道可以设置独立的链接或二维码，推广渠道可将链接植入微信公号或印刷二维码在海报或宣传册上。系统将自动跟踪和统计访问流量、注册人数。

推广方式

 会议微站，制作会议移动网站，便于在微信端转发和推广；

 电子海报，海报是常用的推广方式，图片在微信朋友圈或微信群中呈现样式为缩略图，较图文更容易被阅读。31会议云推广模块提供电子海报功能，支持在以会议内容为背景的图片上设置二维码，二维码可以作为会议注册入口。二维码可作为发送方的唯一识别标示用于跟踪；

 电子邀约函，也是目前使用较为广泛的方式，基于H5技术的电子邀约函，以特效方式展示会议信息吸引潜在参会人群注意力，并引导注册报名或购票。

No.7 参会人数字化管理

标签化

根据注册报名类型或数据注入类型（线上注册、后台导入）、支付状态、邀请状态、渠道状态自动标签化用户属性，系统数据将关联注册签到、入场签到、餐饮、接机等系列权限给用户。

状态管理

系统支持用户的4种状态，成功注册、未/已支付、线下支付、未/已审核、未/已签到，根据不同的用户状态可以进行不同用户提醒或告知。如用户在完成状态下系统则会自动发送电子票，未支付状态下用户则会收到催付通知。

参会人数据管理

参会人管理模块支持对参会人数据的增、删、改、查；支持参会人数的批量导入、导出；支持未支付、未审核参会人管理。

No.8 自动化通知管理

自动化通知包含邮件、短信、微信和APP四大类消息，支持从注册、购票、付费、电子票、签到、入场、接机等方面进行实时个性化提醒。针对已经有信息的参会嘉宾或工作人员，系统支持生成含个性化二维码的电子参会凭证，通常在会前3-5天发送给到参会人员。（如下图所示）